Søk

Bruk av standarden Tilbakemelding om feil i mottatt melding

Formål og bruksområde

Dette dokumentet er utarbeidet for å tydeliggjøre bruksområdet, og unngå feilbruk av, meldingstypen Tilbakemelding om feil i mottatt melding (HIS 1151:2006).

Meldingen brukes for å varsle avsenderen om at en melding ikke kan eller skal behandles i virksomheten som har mottatt den. Meldingen sikrer samtidig dokumentasjon på at tilbakemelding er gitt.

Gjelder for

Retningslinjen skal følges av de som skal bruke standarden Tilbakemelding om feil i mottatt melding.

Viktig om bruken av meldingen

Det er viktig at årsaken til at mottatt melding ikke kan eller skal behandles er beskrevet klart og tydelig. Dette er nødvendig for riktig oppfølging.

Dersom innholdet i meldingen er videreformidlet til antatt rett mottaker, bør Tilbakemelding om feil i mottatt melding inneholde opplysninger om hva som er formidlet, og hvordan det er formidlet.

Tilbakemelding om feil i mottatt melding bør være tilgjengelig som svarmelding for alle mottatte meldinger. Meldingen skal inneholde valg for hvilken type tilbakemelding man gir, «Feil adressat» eller «Annet», og et fritekstfelt hvor man kan utdype årsak. Brukergrensesnittet vil kunne se ulikt ut i forskjellige fagsystemer.

Når skal meldingen brukes?

Tilbakemelding om feil i mottatt melding skal benyttes når du har mottatt en elektronisk melding i journalsystemet som du enten ikke kan eller skal behandle.

Ved behov for å gi en tilbakemelding som gjelder pasientrelatert innhold, behandling eller ved behov for å etterspørre mer informasjon, kan dialogmelding brukes, se Forespørsel og svar på forespørsel i tilknytning til pleie- og omsorgsmeldinger og Helsefaglig dialog. Alternativt kan andre kommunikasjonsmåter benyttes.

Eksempler på bruk

Man har mottatt en melding man ikke skal ha

«Feil adressat» skal benyttes når det er avklart at mottakeren ikke er rett adressat. Gi en beskrivelse i fritekstfeltet av årsak til at mottaker er feil adressat, for eksempel:

  • Pasienten er ikke bosatt i vår kommune
  • Pasienten har ikke et aktivt forhold ved dette sykehuset
  • Pasienten har ikke lege ved dette kontoret

Fritekstfeltet kan også benyttes til å fortelle at informasjon er videreformidlet til antatt rett mottaker, og hvordan den er videreformidlet.

Vedlegg som ikke kan åpnes

«Annet» skal benyttes når meldingen inneholder et vedlegg som mottaker ikke kan åpne. Gi en beskrivelse i fritekstfeltet, for eksempel:

  • Mottatt melding inneholder ett eller flere vedlegg som vi ikke kan åpne. Vennligst send på annen måte.

Meldinger hvor vedlegg har en teknisk feil skal i utgangspunktet avvises automatisk og ikke være tilgjengelig i journalsystemet.

Vedlegg på feil pasient

«Annet» skal benyttes når meldingen inneholder et vedlegg som mottaker ikke kan åpne. Gi en beskrivelse i fritekstfeltet, for eksempel:

  • Innholdet i mottatt melding refererer til annen pasient. Send på nytt med korrekt vedlegg. Vedleggene slettes fra pasientens journal.

Avsenderen og mottakeren av meldingen må iverksette nødvendige tiltak for å sikre som at det ikke lagres vedlegg (journaldokumenter) i feil journal.

Andre feil med meldingen

«Annet» skal benyttes. Gi i fritekstfeltet en beskrivende forklaring som gjør at avsender forstår hva som er feil i mottatt melding.
Eksempler på forklaring:

  • Mottatt melding er tom/mangler innhold. Ber om at den sendes på nytt.
  • Mottatt melding krever saksbehandling utenfor pasientens journal og vil ikke bli fulgt opp. Kontakt virksomheten på annen måte.
  • Innholdet i meldingen er ikke i henhold til avtalt bruk.
  • Innholdet i meldingen samsvarer ikke med oppgitt pasient.

Hvis man har mottatt en melding hvor det er benyttet feil meldingstype, men innholdet i meldingen kan følges opp, bør man svare med en dialogmelding, se Forespørsel og svar på forespørsel i tilknytning til pleie- og omsorgsmeldinger og Helsefaglig dialog.

Oppfølging av meldingen

Generelt

Når man mottar Tilbakemelding om feil i mottatt melding, må man følge opp meldingen det gis tilbakemelding på. Dette er viktig for å sikre at informasjonen kommer frem til riktig mottaker. Oppfølgingen bør skje uten unødig opphold.

Feil bruk

Når det mottas en Tilbakemelding om feil i mottatt melding som er brukt feil, skal det svares med en Tilbakemelding om feil i mottatt melding hvor man beskriver årsaken til at bruken er feil.

Om det ikke er mulig å svare med Tilbakemelding om feil i mottatt melding, må avsenderen kontaktes på andre måter. Årsaken til at bruken er feil, skal oppgis.

Anbefalinger til implementering

Meldingen er i dag ulikt implementert i EPJ-systemene.
Følgende funksjonalitet anbefales implementert:

  • Valget om å sende Tilbakemelding om feil i mottatt melding skal kun være tilgjengelig når det er sendt positiv applikasjonskvittering
  • Meldingen skal kun kunne opprettes som svar på en mottatt fagmelding
  • Meldingen skal kunne brukes som svar på alle fagmeldinger som mottas
  • Meldingen skal alltid kunne hente pasientinformasjon fra den mottatte fagmeldingen
  • Meldingen skal ikke ha forhåndsutfylt kode for type feil

Teknisk dokumentasjon

Last ned tekniske filer og tilhørende dokumentasjon.

Kontakt
Meldingshjelp
Fant du det du lette etter?
Ja Nei